Sempre que necessário, os servidores da Universidade Federal da Bahia devem realizar a atualização de dados como endereço residencial e telefones que podem ser facilmente acessados no site http://www.spe.ufba.br/atualizacao_cadastral.asp. A superintendência de Pessoal (SPE) ressalta que é muito importante que os servidores mantenham o seu e-mail, o endereço residencial e o telefone devidamente atualizados, a fim de melhorar a eficiência da comunicação.
É importante destacar que alguns provedores de e-mails utilizam regras que não têm permitido que informações importantes sobre a vida funcional dos servidores cheguem ao destinatário, por isso que é necessária tal atualização do cadastro e também seja informado o e-mail institucional.